Raport "Zakupy firmowe w Polsce 2018" - wyniki

Zakupy firmowe w Polsce 2018 – wyniki raportu

Polskie firmy produkcyjne w szczególny sposób muszą dbać o proces zakupowy, ponieważ od jego efektywności i sprawności zależy utrzymanie rynkowej konkurencyjności. Obecnie, w dobie przyspieszonej cyfryzacji całej gospodarki, również proces zakupów firmowych powinien być wspierany przez nowoczesne narzędzia IT. Digitalizacja stwarza szanse dostępu do większej bazy dostawców, usprawnia współpracę i pozwala wygenerować spore oszczędności.

W tym roku sytuacją zakupów firmowych z perspektywy osób zarządzających tym obszarem zainteresowała się agencja badawcza Ipsos. Zrealizowała badanie i na jego podstawie przygotowała raport „Zakupy firmowe w Polsce w 2018 roku”. To najbardziej aktualny w Polsce raport opisujący stan cyfryzacji procesów zakupowych w firmach prywatnych, czynniki wpływające na coraz większe potrzeby w dziedzinie cyfryzacji, trendy technologiczne jakie wpływają na obszar zakupów firmowych i planowanych inwestycji w nowe rozwiązania.

Raport odpowiada na pytania:

• Jak firmy poszukują dostawców i jak weryfikują ich wiarygodność?
• Jakie trudności napotykają podczas zakupów?
• Z jakimi działami w firmie współpracują działy zakupowe?
• Jakiej platformy zakupowe B2B obecnie używają polskie firmy?
• Co skłania firmy do wdrażania nowych narzędzi technologicznych w procesie zakupowym?
• W jakie narzędzia IT w obszarze procurementu i sourcingu przedsiębiorstwa w Polsce zamierzają inwestować i dlaczego?
• Jakie korzyści widzą CPO z digitalizacji obszaru zakupowego?

 

  >> POBIERZ RAPORT <<

Diagnoza działów zakupowych w Polsce

Działy zakupów w badanych firmach są odpowiedzialne za większość zakupów firmowych. Głównie realizują zakupy związane z administracją i artykułami biurowymi (65%), kupują także surowce i materiały do produkcji (60%), urządzenia i części zamienne (58%) i usługi profesjonalne (54%). Pracownicy obszaru zakupów w mniejszym stopniu są odpowiedzialni za zamówienia z sektorów IT i telekomunikacji (53%).

Do poszukiwania i weryfikacji dostawców w dużej mierze wykorzystywany jest Internet: wyszukiwarka (88%), witryny firmowe (84%), fora branżowe i specjalistyczne. Zbieraniu informacji służą także targi branżowe (81%).

Weryfikacja wiarygodności dostawców najczęściej odbywa się na podstawie oceny dotychczasowej współpracy (81% wskazań), ważne są też referencje (68%) oraz wiarygodne opinie zewnętrzne pochodzące z audytów oraz wywiadowi gospodarczych (30%). W Izbie Handlowej dostawców sprawdzał niewielki procent firm, częściej robiły to organizacje o wydatkach wyższych niż 250 mln zł (13%).

Jak komunikują się działy zakupów?

Działy zakupów muszą współpracować z innymi jednostkami w firmie, ponieważ są odpowiedzialni za obsługę „klienta wewnętrznego”. Najczęściej współpracują z działem finansów (87%), księgowości (81%), sprzedaży (75%), produkcji (73%), marketingu (69%) oraz badań i rozwoju (64%). Co dziesiąty ankietowany wymieniał także działy IT oraz działy związane z obszarem logistyki.

Najpopularniejszą metodą komunikacji pomiędzy działami jest poczta elektroniczna (96%) oraz rozmowa telefoniczna i bezpośrednia (85%). W kontaktach z finansami często jest również wykorzystywany dedykowany system IT oraz dokumentacja papierowa. Papier wciąż trzyma się mocno, korzysta z niego 55% badanych przedsiębiorstw o niższych budżetach zakupowych. W organizacjach o większych budżetach wzrasta znaczenie elektronicznego obiegu dokumentów – papierowym dokumentem posługuje się tam 37% respondentów.

Systemy SAP, ERP i platformy zakupowe jako narzędzia pracy zakupowców

Już dziś wiele polskich przedsiębiorstw wspiera obsługę procesów zakupowych rozwiązaniami IT. Największy odsetek wskazań w raporcie Ipsos ma SAP MM w ramach SAP ERP (29%) oraz SAP SRM (19%), następnie SAP Ariba (14%) i Marketplanet (8%).

Nieco inne oprogramowanie wykorzystywane jest w ocenie potrzeb zakupowych (sourcing), ale tu także silny jest SAP (SAP Ariba – 26%, SAP – 17%), następny jest Logintrade (10%) i Marketplanet (7%). Spory procent firm posiada własny, dedykowany system. W obszarze zakupów operacyjnych ma go 11%, w ocenie potrzeb zakupowych 17%.

Źródło: Ipsos, Zakupy Firmowe w Polsce w 2018 roku.

Wśród działów, które obsługują proces płatności, co zdarza się rzadko, najpopularniejsze są systemy do elektronicznego obiegu faktur (ponad 50% wskazań). Jeśli natomiast dział zakupów zajmuje się też obsługą pozakupową to korzysta zazwyczaj po prostu z systemu ERP lub (19%) z systemu workflow niezintegrowanego z systemem ERP. Aż 30% respondentów nie używa w tym obszarze żadnego oprogramowania.

Platforma zakupowa B2B remedium na całe zło?

Nie ma działu zakupowego, który nie zmagałby się z trudnościami – mniejsze lub większe problemy są udziałem 97% respondentów. Największym utrudnieniem jest konieczność zaangażowania wielu pracowników w proces zakupowy (40%). Na drugim miejscu znalazły się nieustanne negocjacje cenowe oraz konieczność ciągłego monitorowania statusów zamówień i wielokrotne zatwierdzanie tego samego zakupu na każdym etapie: od wyboru dostawcy po zamówienia i faktury. Dla 25% utrapieniem jest nadmiar papierowej dokumentacji, a 15% narzeka na skomplikowanie i welooeatpowosć procesu zakupowego oraz obieg faktur niepowiązany systemowo z zawieranymi kontraktami.

Chief Procurement Officers wiedzą, że większość problemów mogą rozwiązać dostępne na rynku i umiejętnie dobrane narzędzia IT. Najbardziej pożądane dla 50% z nich byłoby posiadanie jednej platformy B2B, która realizowałby potrzebę zakupową od jej powstania aż do wystawienia faktury. 30% respondentów jest zainteresowanych oceną dostawców i elektronicznym podpisywaniem dokumentów.

Występuje tu pewien podział potrzeb ze względu na poziom wydatków. Firmy o niższych wydatkach zakupowych wykazują większe zainteresowanie elektronizacją obiegu faktury (51%), natomiast te o większych wydatkach, przekraczających 250 mln złotych, interesują się elektronicznym podpisywaniem dokumentów (43%) oraz e-aukcjami (37%).

Równie często wskazywano ograniczenie liczby osób zaangażowanych w proces zakupu oraz ograniczenie dokumentacji papierowej na rzecz cyfrowej – czynniki te są również związane z implementacją właściwego systemu informatycznego.

Źródło: Ipsos, Zakupy Firmow w Polsce w 2018 roku.

Cyfryzacja procesu zakupowego popierana przez Polaków

Firmy biorące udział w badaniu Ipsos zdają sobie sprawę ze znaczenia technologii w usprawnieniu procesu zakupów. Ponad 60% uważa, że jest ona istotna zwłaszcza w obszarze procurementu, dlatego tam też najczęściej planowane są inwestycje (66%).

Ankietowani dyrektorzy i menedżerowie zakupów (30%) planują zainwestować w rozwiązania typu Guided Buying (łączące dostawców i kupujących w celu usprawnienia zakupów) oraz Agile Procurement (zwinne projekty mające własne podejście do zarządzania zamówieniami i zakupem usług lub towarów). 18% zainteresowanych Guided Buying uważa, że wdrożone rozwiązanie pomoże im w pokonaniu trudności związanych z brakiem powiązania faktur z zawieranymi kontraktami. Z kolei zainteresowani Agile Procurement pragną wydobyć się z pętli nieustannych negocjacji cenowych (21%). Warto jednak zaznaczyć, że zarówno Guided Buying, jak i Agile Procurement wymaga od organizacji dojrzałości procesowej i uporządkowania procesu zarządzania danymi, nie są to więc rozwiązania dla wszystkich.

Planowane inwestycje w narzędzia wspomagające proces zakupowy

Źródło: Ipsos, Zakupy Firmow w Polsce w 2018 roku.

Zainteresowanie sztuczną inteligencją (Artificial Intelligence) w zakupach jest na razie niskie (11%). Elementy AI dopiero zaczynają zyskiwać zwolenników, jednak z powodu kosztów ich implementacja nie znajduje na razie uzasadnienia biznesowego.

Nowe inwestycje będą dotyczyły także takich rozwiązań jak: elektronizacja procesu obiegu faktury (37%), ocena dostawców (29%), elektroniczne podpisywanie dokumentów (28%), połączenie planowania rzeczowego z zakupami (28%), e-aukcje (26%) i elektroniczna praca nad umowami (25%).

Quo vadis CPO?

CPO’s (Chief Procurement Officers) powinni opracować strategię digitalizacji wspólnie z innymi działami w firmie, by zwiększyć swoją efektywność. Obecne plany inwestycji w technologie nie do końca spełnią to zadanie, ponieważ wciąż są to głównie rozwiązania wyspowe. Dlatego najrozsądniejszą strategią wydaje się dążenie działów zakupowych do wdrożenia jednej, kompleksowej, zintegrowanej platoformy zakupowej eB2B. Bez wymiany procesu zakupowego na w pełni elektroniczny, nie można mówić o realnych korzyściach takich jak: wewnętrzna integracja zapewniająca współpracę między działami firmy, standaryzacja, automatyzacja i transparentność procesu zakupów oraz zarządzanie nim na każdym etapie, od zamówienia po wystawienie faktury.