Nibelungen Wohnbau GmbH – Digitaler Schriftverkehr mit documents for ERP

Ulf Ristau, Leiter Informationstechnik und Organisation
Die Lösung documents for ERP ermöglicht uns eine schnelle, einheitliche aber auch individuelle Schriftguterstellung. Die Erzeugung und Verwaltung der Dokumente direkt aus dem SAP bringt uns einen enormen administrativen und logistischen Vorteil. Gerade der Zugriff auf die SAP Daten sowie die Verwendbarkeit dessen ist sehr gut gelöst und bietet uns zahlreiche Möglichkeiten.

Ulf Ristau, Leiter Informationstechnik und Organisation, Nibelungen Wohnbau GmbH

ca. 100 Mitarbeiter (2019)

ca. 45 Mio EUR Umsatz(2018)

Produkte: Angebot an Immobilien, Garagen & mehr

Stammsitz: Braunschweig, Deutschland

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Herausforderungen

  • Zuvor eingesetzte Lösung war fehleranfällig & wenig benutzerfreundlich
  • Manuelle, langwierige Erstellung einer Vielzahl an Dokumenten
  • Handling komplexer Datenmodelle im Bereich Immobilienmanagement

Vorteile

  • Vollständige Integration der itelligence Lösung in die Oberflächen des SAP Immobilienmanagements sowie der Partnerlösung von Aareon
  • Schnelle, einheitliche Erstellung von Schriftverkehr
  • Bearbeitung in Microsoft Word ermöglicht ein einfaches Dokumentenhandling
  • Korrekturmöglichkeit der Dokumente
  • Rechtssichere Inhalte
  • Dokumentenablage im Archiv

Lösungen

  • Einführung des itelligence AddOns documents for ERP
  • Workshop zur Dokumentenanalyse sowie Konzeption der Vorgehensweise

Nibelungen Wohnbau GmbH, Braunschweig, Deutschland

Manuelle Dokumentenerstellung passé – Digitaler Schriftverkehr mit documents for ERP

Zum Projekt

Nibelungen Wohnbau GmbH – Mehr Lebensqualität für Braunschweig

Braunschweig: Die zweitgrößte Stadt in Niedersachsen bietet zahlreiche Möglichkeiten und gilt als besonders lebens- und erlebniswert. Seit über 80 Jahren hat Nibelungen als eins der größten Immobilienunternehmen Braunschweigs nahezu für jeden Wohn- und Lebensanspruch eine ideale Lösung parat. Zeitgemäß, bezahlbar und sozialverträglich muss es sein. Nibelungen bietet über 8.000 Immobilien für jede Wohnform. Neben individuellen, generationsübergreifenden Wohn- und Lebensräumen, gehören auch über 63 Gewerbeobjekte sowie mehr als 900 Garagen und Einstellplätze zum Angebot. Dabei steht für Nibelungen die Modernisierung und Instandhaltung der Objekte stets im Fokus. Auch die Prozesse rund um SAP müssen stets modernisiert werden. In konstruktiver  Zusammenarbeit mit itelligence wird dies mit Bravour gemeistert.

Modernisierung mit documents for ERP – Manueller Schriftverkehr adé!

Diverse Geschäftsprozesse erfordern die tägliche, oftmals langwierige Erstellung einer Vielzahl an Dokumenten. Von individuellen Anschreiben bis hin zu standardisierten Rundschreiben kann neben der Menge auch die Form stark variieren – das weiß Nibelungen besonders gut. Allein über 300 verschiedene Dokumentenarten wie Mietverträge, Betriebskostenabrechnungen oder Vermieterbescheinigungen müssen täglich mühsam bearbeitet werden. Einheitliche Regeln und firmenspezifische Anforderungen, auch an das Design, sind dabei wichtige Parameter bei der Erstellung. Um die Mitarbeiter bei der Dokumentenerzeugung zu entlasten, setzt Nibelungen seit 2017 auf die itelligence Eigenlösung documents for ERP.

Der Grundstein ist gelegt – Hohe Ansprüche durch flexible Lösung erfüllt

Das Immobiliengeschäft stellt hohe Ansprüche an die Qualität der Dokumente. Die neue Lösung muss gut in das Tagesgeschäft von Nibelungen integriert sein. Zusätzlich sollen Inhalte selbstständig von den Mitarbeitern verwaltet und geändert werden können – ohne großes technisches Know-how. Generierte Dokumente müssen rechts- und revisionssicher als unveränderbare PDF-Datei sowie in Microsoft Word bereitstehen, um diese bei Bedarf ändern zu können. Schnell und flexibel – das sollte die neue Lösung sein. Diese Erwartungen erfüllt documents for ERP. Das AddOn vereinfacht nicht nur das Handling von Dokumenten maßgeblich, sondern unterstützt auch die Zukunftslösung SAP S/4HANA.

Der digitale Arbeitsplatz – Auf einer stabilen IT kann man bauen

Neben der Archivierungsfunktion erleichtern auch Arbeitsvorräte das Immobiliengeschäft. Die kollaborative Dokumentenbearbeitung durch verschiedene Nutzer ist nur einer vieler Vorteile. Die Versionierung, Freigabe und Genehmigung von Inhalten gewährleistet höchste Sicherheit. Definierte Muster reduzieren den Aufwand bei der Erstellung und das Corporate Design wird weiterhin gewahrt, indem Seitenkopf und Fuß automatisch generiert werden. Auch in das Aareon SAP Addon für Immobilienmanagement konnte documents for ERP nahtlos integriert werden, sodass sich Dokumente nun direkt aus dem Vertragscockpit oder Kundenmanagement heraus flexibel generieren lassen. Die Lösung ist somit ein wichtiger Baustein bei der Digitalisierungsstrategie von Nibelungen und sorgt auch in Zukunft für den richtigen Dokumentenflow.


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