SANY Europe – Transparenter Überblick über alle Rechnungen

Adelaide Hees, Sachbearbeitung Kreditorenbuchhaltung
Das Invoice Ledger ist mein Herzstück geworden! Hierüber haben wir in der Buchhaltung jederzeit alle Informationen zu einer Rechnung: welchen Status hat sie, wer ist der aktuelle Bearbeiter…
Somit haben wir im gesamten Bearbeitungsprozess die Kontrolle über die Rechnungen.

Adelaide Hees, Sachbearbeitung Kreditorenbuchhaltung, SANY Europe GmbH

Seit 2008 produziert und verkauft die SANY Europe GmbH als Teil der SANY Group ihre Hebemaschinen europaweit. Im Jahr 2014 entschied sich das Unternehmen, den manuellen Aufwand für die Verarbeitung der Eingangsrechnungen zu verringern und stattdessen auf eine neue, integrierte Gesamtlösung zu setzen.

 

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Wyzwania i korzyści

Herausforderungen

  • Keine integrierte Gesamtlösung für die Eingangs rechnungsverarbeitung
  • Wenig ausgeprägte standardisierte Prozessabläufe
  • Hohe manuelle Aufwände bei der Eingabe von Rechnungsdaten
  • Medienbrüche (Elektronischer Workfl ow und Papierarchiv)

Vorteile

  • Tagesaktuelle Erfassung aller eingehenden Rechnungen im SAP ERP mit automatischer Datenübernahme aus vorgelagerter Rechnungsanalyse
  • Transparenter Überblick über alle Rechnungen durch ein SAP-integriertes Rechnungseingangsbuch mit Selektionsmöglichkeiten
  • Workfl ows für die Klärung von Fragen zu Warenrechnungen und für die Freigabe von Kostenrechnungen

Lösung

  • enaio Capture – Scanarbeitsplatz für die Erfassung der Papierrechnungen
  • enaio Classify Invoice SAP – Dokumentenanalysesystem für die Extraktion und Nachbearbeitung von Rechnungsdaten, speziell für die Übergabe an ein SAP ERP-System
  • enaio Repository Manager – SAP ArchiveLink zertifi ziertes Archivsystem für die revisionssichere Ablage von eingehenden und ausgehenden SAP-Dokumenten
  • enaio Invoice Pilot SAP – SAP Business Workflow basierende Lösung für die Bearbeitung und Freigabe von Rechnungen

SANY Europe GmbH

Freude an Eingangsrechnungsbearbeitung mit enaio classify Invoice SAP

Zum Projekt

Vom Papier ins SAP ERP

Seit 2008 produziert und verkauft die SANY Europe GmbH als Teil der SANY Group ihre Hebemaschinen europaweit. Der konstante Eingang von Rechnungen gehört damit zum Tagesgeschäft der Mitarbeiter in der Buchhaltung.

Im Jahr 2014 entschied sich das Unternehmen, den manuellen Aufwand für die Verarbeitung der Eingangsrechnungen zu verringern und stattdessen auf eine neue, integrierte Gesamtlösung zu setzen. Diese sollte den gesamten Erfassungsprozess, vom Scannen über die Extraktion von Daten bis zu deren Übergabe an das SAP ERP, transparent und schnell gestalten. Zusätzlich musste der anschließende, auf Berechtigungen basierende, Genehmigungsworkflow bis hin zur Buchung im SAP ERP eingerichtet werden.

Nah am Standard, nah am Kunden

Die zunächst geplante Workflow-Lösung, die auf den SAP-Workflow-Mustern basierte, erwies sich schnell als ungeeignet für die Kundenanforderungen, so dass sich die SANY Europe GmbH für das Standard produkt enaio Invoice Pilot SAP entschied. Diese out-of-the-box Lösung ist in das SAP integriert und basiert vollständig auf SAP Business Workflow. Die notwendige Schnittstelle für die Datenübergabe und damit den automatischen Start des Workflows ist
Teil des Produktumfangs.

Die Berater der itelligence AG haben die Workflow-Lösung innerhalb von sechs Wochen implementiert. Sie deckt alle Anforderungen der SANY Europe GmbH im Bereich Rechnungsbearbeitung ab. Die ausgelieferten Workflows für Bearbeitung und Freigabe von Rechnungen unterstützen alle Geschäftsvorfälle im Zusammenhang mit Eingangsrechnungen.

Ganzheitliche Prozesse

Auch im Bereich Prozessberatung waren die Berater involviert. Die Prozesse für Prüfung und Freigabe oder auch Klärung von Rechnungen liegen jetzt in der Verantwortung der Finanzbuchhaltung und können aus dem Rechnungseingangsbuch heraus gesteuert werden.

Benefits SANY Europe

Die Mitarbeiter können, je nach  Berechtigung, zu jedem Zeitpunkt den Status und den aktuellen Bearbeiter einer Rechnung einsehen und bei Bedarf aktiv in den Prozess eingreifen. Somit sind deutlich kürzere Durchlaufzeiten garantiert. Neben einer verbesserten Einhaltung von Zahlungszielen können heute auch deutlich mehr Skontoerträge erreicht werden. Zukünftig lassen sich durch einfache Parametereinstellungen die Prozesse noch weiter automatisieren, so dass fehlerfreie Rechnungen auch dunkel verbucht werden können.

Mit jahrelanger Erfahrung und Know-how im Bereich Enterprise Content Management (ECM), vor allem Eingangsrechnungsverarbeitung, konnte die itelligence AG erneut als Implementierungspartner überzeugen. Damit schauen beide Unternehmen auf eine inzwischen über 5 jährige, erfolgreiche Partnerschaft zurück.

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