Pravidlá ochrany osobných údajov pre klientov a verejnosť

Pravidlá ochrany osobných údajov pre klientov a verejnosť

Úvod

Ďakujeme za dôveru a voľbu využívať služby našej spoločnosti itelligence Slovakia, s .r. o. Dbáme na to, aby sme všetky Vaše osobné údaje, ktoré ste nám poskytli, spracúvali v súlade s platnými právnymi predpismi v tejto oblasti.

Tieto Pravidlá ochrany osobných údajov, pripravené s ohľadom na nové Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EU) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej len „Nariadenie“) a zároveň s ohľadom na zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „Zákon“) objasňujú, ktoré osobné údaje vo zhromažďujeme v súvislosti s poskytovaním našich služieb a ako tieto údaje používame a chránime.

Kto sme a naše kontaktné údaje

Sme spoločnosť itelligence Slovakia, s .r. o., so sídlom Prievozská 4/C, 821 09 Bratislava, Slovenská republika, IČO: 31 403 646, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Bratislava I, oddiel: Sro, vložka č. 9677/B.

Vo vzťahu k osobným údajom zákazníkov, potenciálnych zákazníkov a ich zamestnancov, štatutárnych zástupcov, oprávnených či kontaktných osôb a iných osôb, s ktorými pri poskytovaní našich služieb prídeme do kontaktu (napr. návštevníci, účastníci podujatí a akcií, atď.), sme ich prevádzkovateľom. Osobné údaje zamestnancov, štatutárnych zástupcov, oprávnených či kontaktných osôb zákazníkov spracúvame vtedy, keď je našim zákazníkom právnická osoba. Preto sa tieto Pravidlá pre zákazníkov primerane vzťahujú tiež na ich zástupcov.

Snažili sme sa, aby boli tieto Pravidlá napísané čo najjednoduchšie a boli pre každého zrozumiteľné. Ak však máte aj po ich prečítaní otázky, týkajúce sa ochrany osobných údajov v našej spoločnosti, alebo máte iné súvisiace podnety, obráťte sa prosím na našu kontaktnú osobu. Kontaktovať ju môžete prostredníctvom e-mailu na Tatjana.Dzubinová@itelligence.sk, alebo písomne na adrese spoločnosti.

Ktoré údaje spracúvame

Pri poskytovaní našich služieb spracúvame rôzne druhy informácii, tieto však vo všeobecnosti možno rozdeliť do nasledovných kategórií:

(a)          Identifikačné údaje

Medzi identifikačné údaje zaraďujeme najmä titul, meno, priezvisko, dátum narodenia, trvalý či prechodný pobyt, priradené číslo návštevníckej karty a podpis;

(b)          Kontaktné údaje

Medzi kontaktné údaje zaraďujeme najmä telefónne číslo a adresu elektronickej pošty;

(c)          Údaje súvisiace s funkciou

Medzi údaje súvisiace s funkciou zaraďujeme najmä pracovné / funkčné zaradenie, odborný útvar a identifikačné údaje zamestnávateľa / zastúpenej právnickej osoby;

(d)          Fakturačné údaje

Medzi fakturačné údaje zaraďujeme najmä adresu, bankové údaje (IBAN, BIC, SWIFT) a daňové identifikačné údaje (DIČ, IČ DPH);

(e)          Údaje o poskytnutých službách

Medzi údaje o transakciách zaraďujeme najmä údaje o kúpenom tovare,  a službách, históriu objednávok a platieb a iné údaje vyplývajúce poskytovania tovarov a služieb pre našich zákazníkov;

(f)           Údaje súvisiace s Vašou účasťou na našich akciách

Medzi tieto údaje zaraďujeme najmä meno, priezvisko, adresa, e-mail, telefónne číslo a dátum a miesto konania akcie, prípadne tiež Vaše odpovede na otázky týkajúce sa našich služieb a produktov;

(g)          Údaje zahrnuté v komunikácii

Medzi údaje zahrnuté v komunikácii zaraďujeme v prvom rade akékoľvek osobné údaje poskytnuté nám v rámci komunikácie, ale zároveň aj samotný obsah komunikácie s danou osobou, teda napríklad obsah e-mailu, objednávky, či zaslanej správy.

Ako údaje používame

Osobné údaje zákazníkov, potenciálnych zákazníkov a ich zamestnancov, štatutárnych zástupcov, oprávnených či kontaktných osôb a iných osôb, s ktorými pri poskytovaní našich služieb prídeme do kontaktu (napr. návštevníci, účastníci podujatí a akcií, atď.), zhromažďujeme a využívame v súlade s platnými právnymi predpismi, a to najmä na:

(a)          Poskytovanie našich služieb a zákaznícky servis

Za účelom riadneho výkonu našich služieb, môžeme spracúvať najmä identifikačné údaje, kontaktné údaje, údaje súvisiace s funkciou, fakturačné údaje, údaje o poskytnutých službách a údaje zahrnuté v komunikácií. Tieto údaje spracúvame na základe zmluvy, ktorú máme s zákazníkom uzavretú a našich oprávnených záujmov k riadnemu výkonu našich služieb. Poskytnutie osobných údajov v tomto prípade môže byť zmluvnou požiadavkou a ich neposkytnutie by nám znemožnilo riadne plniť zmluvu s zákazníkom.

(b)          Nadväzovanie, udržiavanie a prehlbovanie obchodných vzťahov

Za účelom nadväzovania, udržiavania a prehlbovania obchodných vzťahov a kontaktov s našimi zákazníkmi a potenciálnymi zákazníkmi, čiže napríklad na zasielanie darčekov, pozdravov, obchodných, ale aj neobchodných ponúk, môžeme spracúvať identifikačné údaje a kontaktné údaje zákazníkov a potenciálnych zákazníkov, ako aj kontaktné údaje štatutárnych zástupcov, oprávnených či kontaktných osôb zákazníkov a údaje súvisiace s ich funkciou. Tieto údaje spracúvame na základe predzmluvných vzťahov a našich oprávnených záujmov na marketing. Poskytnutie osobných údajov v tomto prípade nie je zákonnou ani zmluvnou povinnosťou a ich neposkytnutie nemá pre dotknutú osobu negatívne následky. V prípade, že s nami chcete uzatvoriť zmluvu, poskytnutie osobných údajov môže byť nevyhnutné.

(c)          Účasť na podujatiach a v anketách usporiadaných našou spoločnosťou

Dbáme na vzdelávanie našich zákazníkov, verejnosti a našich spolupracovníkov o všetkých podstatných novinkách a zaujímavostiach týkajúcich sa našich služieb a preto usporadúvame rôzne podujatia, semináre, školenia a ankety. Na účely usporiadania týchto podujatí a ankiet spracúvame najmä údaje súvisiace s Vašou účasťou na nich / v nich. Tieto údaje spracúvame na základe zmluvy. Poskytnutie osobných údajov v tomto prípade je zmluvnou povinnosťou a ich neposkytnutie by nám mohlo znemožniť identifikovať Vás a umožniť Vám účasť na akcii alebo kontaktovať Vás pre prípad výhry v ankete.

(d)          Zasielanie pozvánok na naše akcie a iných marketingových oznámení

Kontaktné údaje získané pri našej obchodnej činnosti, usporadúvaní našich podujatí a ankiet využívame tiež na účely marketingu, t.j. zasielania informácií o súčasných aj pripravovaných produktoch a službách a začiatku rôznych promo akcií a súťaží. Tieto údaje spracúvame na základe Vášho súhlasu alebo našich oprávnených záujmov na marketing. Poskytnutie osobných údajov v tomto prípade nie je zákonnou ani zmluvnou povinnosťou, poskytnutie súhlasu je dobrovoľné a jeho neposkytnutie nemá žiadne negatívne dôsledky. Udelený súhlas je možné kedykoľvek odvolať a už odvolaný súhlas možno kedykoľvek opätovne udeliť. Oprávnený záujem na marketing je zároveň možné namietať.

 

(e)          Prijatá a odoslaná korešpondencia

Za účelom plnenia našich zákonných registratúrnych povinností, evidujeme našu prijatú a odoslanú korešpondenciu, pričom spracúvame identifikačné údaje, kontaktné údaje a údaje zahrnuté v komunikácií prijímateľov a odosielateľov korešpondencie. Tieto údaje spracúvame na základe zákona č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov, v znení neskorších predpisov. Poskytnutie osobných údajov je v tomto prípade zákonnou povinnosťou a ich neposkytnutie by nám ju znemožnilo plniť.

Ako záruku dodržiavania našich záväzkov sme zároveň zabezpečili, že osobné údaje budú spracúvajú výhradne na stanovený účel alebo na zákonný a zlučiteľný účel, pričom tieto Pravidlá sa aplikujú na každý z uvedených účelov.

Zároveň Vám zaručujeme, že v rámci nášho spracúvania osobných údajov nedochádza k ich prenosu do tretích krajín, mimo územie Európskej Únie či do medzinárodných organizácií.

Rovnako Vás ubezpečujeme, že pri spracúvaní osobných údajov nevykonávame automatizované rozhodovanie ani profilovanie.

Ako údaje zdieľame

Vaše osobné údaje zdieľame vždy len s dôveryhodnými partnermi, spôsobom akým nám to právne predpisy umožňujú a na základe príslušných zmlúv zabezpečujúcich primeranú ochranu osobných údajov.

Nami poverení sprostredkovatelia

Spolupracujeme s partnermi, ktorý nám pomáhajú poskytovať a zlepšovať naše služby a produkty a zefektívňovať priamu komunikáciu s našimi zákazníkmi a potenciálnymi zákazníkmi. Osobné údaje poskytujeme povereným sprostredkovateľom na účely spracúvania osobných údajov pre našu spoločnosť a na základe našich pokynov. Títo partneri musia dodržiavať záväzok prísnej dôvernosti v súlade s príslušnými právnymi predpismi a / alebo zmluvami, ktoré sme s nimi uzavreli.

Našimi sprostredkovateľmi sú najmä osoby a spoločnosti, ktoré pre nás zabezpečujú poskytovanie služieb zákazníkom, priamy kontakt s zákazníkmi, marketingovú komunikáciu, prevádzkovatelia sociálnych sietí, doručovanie, servisné služby, právne služby, marketingové aktivity, vymáhanie pohľadávok, poskytovanie technických a IT služieb, a iné poradenské a konzultačné činnosti, či audit.

Iní príjemcovia

Osobné údaje zdieľame s právnickými a fyzickými osobami, štátnymi orgánmi a verejnými inštitúciami, ak sme v dobrej viere presvedčení o tom, že prístup k takýmto informáciám, ich použitie, uchovávanie alebo sprístupnenie je primerane nevyhnutné na:

(a)          dodržanie príslušného právneho predpisu, právneho procesu, alebo vynútiteľnú žiadosť štátnej správy,

(b)          uplatnenie príslušných zmluvných podmienok vrátane prešetrenia ich možného porušenia,

(c)          postup zameraný na riešenie podvodu, sprenevery, technických ťažkostí či bezpečnostných incidentov,

(d)          ochranu pred poškodením práv, majetku alebo bezpečnosti našej spoločnosti, našich zákazníkov

alebo verejnosti, tak ako to vyžadujú alebo dovoľujú právne predpisy.

Vždy dohliadame na to, aby sme neposkytli viac údajov ako je nevyhnutné na dosiahnutie daného účelu spracúvania.

Ako môžete nakladať s Vašimi údajmi

Ako dotknutá osoba máte v stanovenom rozsahu právo rozhodovať o nakladaní s Vašimi osobnými údajmi. Uplatniť nižšie uvedené práva môžete (i) osobne na adrese nášho sídla, (ii) elektronicky prostredníctvom e-mailu na adrese: info@itelligence.sk, alebo (iii) aj písomne na adrese nášho sídla. Budeme sa Vám snažiť odpovedať čo najskôr, vždy Vám však odpovieme najneskôr do jedného mesiaca od Vašej žiadosti. V prípade pochybností o Vašej totožnosti Vás môžeme požiadať o dodatočné overenie Vašej totožnosti.

Platné právne predpisy a Nariadenie resp. Zákon Vám zabezpečujú najmä:

(a)          Právo na prístup

Máte právo od nás požadovať potvrdenie o tom, či sa spracúvajú Vaše osobné údaje, a pokiaľ tomu tak je, získať kópiu týchto údajov a dodatočné informácie vyplývajúce z čl. 15 Nariadenia resp. § 21 Zákona.

(b)          Právo na opravu

K tomu, aby sme o Vás neustále spracúvali len aktuálne osobné údaje potrebujeme, aby ste nám ich zmenu oznámili čo najskôr ako nastane. V prípade, že o Vás spracúvame nesprávne údaje, máte právo požadovať ich opravu, ktorú na základe Vašej žiadosti vykonáme.

(c)          Právo na výmaz

Ak budú naplnené podmienky článku 17 Nariadenia resp. § 23 Zákona, môžete požadovať výmaz Vašich osobných údajov. O výmaz preto môžete žiadať napríklad ak ste odvolali Váš súhlas so spracúvaním, úspešne namietli náš oprávnený záujem a neexistuje iný právny základ spracúvania, alebo v prípade, že Vaše osobné údaje spracúvame nezákonne, alebo sa pominul účel, na ktorý sme Vaše osobné údaje spracúvali a nespracúvame ich za iným kompatibilným účelom. Vaše údaje však nevymažeme ak sú potrebné na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.

(d)          Právo na obmedzenie spracúvania

Ak budú naplnené podmienky článku 18 Nariadenia resp. § 24 Zákona, môžete od nás požadovať, aby sme obmedzili spracúvanie Vašich osobných údajov. O obmedzenie preto môžete žiadať napríklad, počas toho ako namietate správnosť spracúvaných údajov alebo v prípade, že je spracúvanie nezákonné a Vy si neželáte, aby sme údaje vymazali, ale potrebujete, aby ich spracúvanie bolo obmedzené počas toho ako si uplatníte Vaše práva. Vaše údaje naďalej spracúvame ak existujú dôvody na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.

(e)          Právo na prenosnosť

Ak je spracúvanie založené na Vašom súhlase alebo vykonávané za účelom plnenia s Vami uzatvorenej zmluvy a zároveň vykonávané automatizovanými prostriedkami, máte právo od nás obdržať Vaše osobné údaje, ktoré sme od Vás získali v bežne používanom strojovo čitateľnom formáte. Ak o to budete mať záujem a bude to technicky možné, Vaše osobné údaje prenesieme priamo k inému prevádzkovateľovi.

Toto právo nebude možné uplatniť na spracúvanie vykonávané z dôvodu plnenia úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci.

(f)           Právo namietať voči spracúvaniu

Ak spracúvame Vaše osobné údaje z dôvodu plnenia úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci nám zverenej, alebo pokiaľ je spracúvanie vykonávané na základe našich oprávnených záujmov či oprávnených záujmov tretej strany, máte právo namietať voči takémuto spracúvaniu. Na základe Vašej námietky spracúvanie osobných údajov obmedzíme a pokiaľ nepreukážeme závažné oprávnené dôvody spracúvania, ktoré prevažujú nad Vašimi záujmami, právami a slobodami alebo dôvody na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov, osobné údaje naďalej spracúvať nebudeme a Vaše osobné údaje vymažeme.

Máte právo kedykoľvek namietať proti spracúvaniu osobných údajov na účely priameho marketingu. Po vznesení námietky Vaše osobné údaje už na tento účel spracúvať nebudeme.

(g)          Právo podať sťažnosť

Ak sa domnievate, že spracúvanie Vašich osobných údajov je v rozpore s Nariadením resp. Zákonom, máte právo podať sťažnosť na jeden z príslušných dozorných orgánov, najmä v členskom štáte Vášho obvyklého pobytu, miesta výkonu práce alebo v miesta údajného porušenia. Pre územie Slovenskej republiky je dozorným orgánom Úrad pre ochranu osobných údajov, so sídlom: Hraničná 4826/12, 820 07 Bratislava, Slovenská republika, web: www.dataprotection.gov.sk, tel.: +421 2 32 31 32 14.

(h)          Právo odvolať súhlas

Ak je spracúvanie Vašich osobných údajov založené na súhlase, máte právo tento súhlas kedykoľvek odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na už vykonané spracúvanie.

Odkiaľ máme Vaše údaje

Osobné údaje, ktoré spracúvame získavame v prvom rade priamo od Vás alebo od našich zákazníkov / potenciálnych zákazníkov.

Ako dlho a kde údaje uchovávame

Vaše osobné údaje uchovávame po rôzne dlhú dobu v závislosti od dôvodu ich spracúvania. Vo všeobecnosti však platí, že osobné údaje využívame a uchovávame po dobu:

(a)          trvania nášho vzťahu s zákazníkom či poskytovania našich služieb pre zákazníka;

(b)          trvania vzťahu zamestnanca, štatutárneho orgánu, oprávnenej či kontaktnej osoby s zákazníkom alebo potenciálnym zákazníkom pre nadväzovanie, udržiavanie a prehlbovanie                      obchodných vzťahov;

(c)          do kompletného vybavenia Vašej požiadavky pre internetovú sekciu „Napíšte nám“;

(d)          5 rokov od konca daného podujatia či ankety, pre dokumenty z usporiadaných podujatí a ankiet;

(e)          5 rokov od prvého dňa nasledujúceho kalendárneho roka po získaní osobných údajov pre korešpondenciu a 3 roky pre knihy evidencie prijatej a odoslanej korešpondencie;

(f)           5 rokov po uplynutí vyššie uvedených lehôt z dôvodu našich oprávnených záujmov, najmä na uplatňovanie, preukazovanie a obhajovanie našich práv, záujmov a nárokov;

a v každom prípade

(g)          5 rokov od udelenia súhlasu alebo jeho odvolania; alebo

(h)          do namietnutia spracúvania, pri ktorom Vaše práva a záujmy prevážia nad našimi oprávnenými záujmami.

Po uplynutí vyššie uvedených lehôt sme oprávnení spracúvať Vaše osobné údaje len na zlučiteľné účely alebo na špeciálne účely ako napríklad na archiváciu v súlade s osobitnými zákonmi a všeobecným zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov, či na účely štatistiky.

Osobné údaje uchovávame elektronicky výhradne na serveroch spoločnosti, či u našich dôveryhodných partnerov alebo fyzicky len v našich priestoroch či pod dohľadom našich zamestnancov alebo spolupracujúcich osôb.

Zmeny týchto pravidiel

Znenie týchto Pravidiel sme oprávnení z času na čas zmeniť, najmä za účelom zapracovania legislatívnych zmien, či zmien účelu a prostriedkov spracúvania. Vaše práva vyplývajúce z týchto Pravidiel alebo príslušných právnych predpisov však neobmedzíme. V prípade, že dôjde k zmenám Pravidiel spôsobilým ovplyvniť Vaše práva, vhodným spôsobom Vás nato s dostatočným predstihom upozorníme.


Kontakt
Kontakt

V prípade otázok nás prosím neváhajte kontaktovať.