Fikirden Projeye: SAP Project and Portfolio Management

Başarılı kuruluşlar, iş değerini en üst düzeye çıkarabilen, dengeyi sağlayabilen ve genel portföylerini stratejik hedefleri ile eşleştirebilen kuruluşlardır. Bu bağlamda sizlere daha etkili bir portföy ve proje yönetimi sağlayan SAP Project and Portfolio Management (SAP PPM) uygulamasından bahsedeceğiz.

SAP PPM, proje ve proje önerilerini içeren bir ekosistemi yönetmek için kullanılabilir. PPM; yaşam döngüleri boyunca projeleri, süreçleri, ürünleri ve hizmetleri daha iyi kontrol etmenizi ve geliştirmenizi sağlar. PPM’i baştan sona kurumsal süreçlere entegre etmek, verimlilik ve marjı artırmak için projelerle ilgilenen tüm organizasyonlara yardımcı olur.

SAP, projelerin fikirden doğup sonuca ulaştırılması ve analizi için aslında tam bir çözüm zincirine sahip. Öncelikle “SAP Innovation Management” uygulaması ile ilk fikirler toplanılarak değerlendirilebilir, ardından bu fikirlerden firma hedef ve önceliklerine yönelik en uygun proje önerileri PPM uygulaması ile yönetime sunulabilir. En uygun bütçeye, riske ve mevcut  kaynaklara sahip öneriler değerlendirilip onaylandıktan sonra projeye dönüştürülebilir. Projeler; SAP tarafında SAP PS modülü ile ya da PPM Project Management ile yönetilerek sonuca ulaştırılabilir. Bu şekilde uçtan uca bir çözüm akışı sistem üzerinde görülebilecek, bu bilgiler ile portföy yöneticileri, proje yöneticileri ve kaynak yöneticileri, proje ile ilgili çeşitli detaylar konusunda derinlemesine analiz yapabilecektir.

PPM iki ana yapıdan oluşur. Bir tarafta portföy yönetimi ile portföyler ve kırılımları izlenebilirken, diğer taraftan bu portföylere bağlanabilen projeler yönetilebilir. Portföy Yönetimi; doğru önerilerin, doğru projelerin yönetilmesini sağlarken, proje yönetimi ise projelerin doğru yönetilmesini sağlar. Geliştirme, IT ve danışmanlık projeleri gibi kurum genelinde tüm proje faaliyetlerini planlama, izleme ve yönetme konusunda firmaları destekler.

Portföy Yönetimi ve Proje Yönetiminin Süreç Entegrasyonu

PPM’deki verilerin doğru analizi ile,

• Projelerde öngörü sorunu
• Karar alma sürecinin şeffaf olmaması
• Limitli proje kaynaklarının yönetilememesi
• Yanlış proje ve kaynak tahminleri
• Proje ve kapasitedeki görünürlük eksikliği
• Maliyet plan hataları gibi sorunlar çözülebilecektir.

Bu şekilde, projelerdeki

• Hata oranları azalacak,
• Mevcut ve önerilen tüm projeler, başlıklar altında tam olarak görünür olacak,
• Bilanço, finansal rakamlar, stratejik uyum gibi bilgiler ile karar almak kolaylaşacak,
• Şirketin kapasitesi görülebilecek,
• Riskler, fırsat alanları ve darboğazlar farkedilebilecek,
• Projeler için Anket ve Skor modelleme yapılarak KPI’lar hesaplanabilecektir.

PPM Modülünün genel yapısı aşağıdaki gibi tasarlanmıştır. Hiyerarşinin en üstünde Portföy’ler yer almaktadır. Portföylerin altında, portföyleri hiyerarşik olarak kırılımlara ayırabilecek “Alan”(Bucket)lar, Bucket’ların altında ise proje önerilerini temsil eden “Portföy öğeleri”(Portfolio Item) yer alır. Portföy Öğeleri istenirse “İnisiyatif”(Initiative)’ler altında da gruplandırılabilir. PPMdeki bu yapı hiyerarşik bir raporlama olanağı sağlar. Her bir proje ya da proje önerisi için plan gider ve gelirler, kullanılacak toplam kapasite, fiili maliyetler, fiili gelirler görülebildiği gibi; hiyerarşik olarak Portföy, Alan, Portföy Öğesi ya da İnisiyatif bazında da bu veriler raporlanabilir, tüm kalemler için kaynaklar görüntülenebilir.

PPM’in sağladığı bir diğer önemli özellik ise Stage-Gate yöntemidir. Bu yöntem ile bir evrenin yalnızca belirlenen kişiler tarafından onay alması, ardından diğer evreye geçilebilmesi sağlanabilir. Onay bekleyen evre seçilerek içerisindeki tüm veriler yönetici tarafından incelendikten sonra (tüm finansal ve kapasite verileri, anket değerlendirmeleri, scoring model sonuçları, proje faydaları, ROI(Return on Investment), NPV(Net Present Value), ECV(Expected Commercial Value ), öneri dokümanları gibi ilgili evreyi onaylayabilir. Onay aşamasında PPM, otomatik olarak bir onay dokümanı oluşturur. Yönetici onay vermek istediğinde, sistem yöneticiden dijital imza ya da kullanıcı adı-şifre isteyecektir. Onay verildikten sonra ise PPM’in oluşturduğu onay dokümanında, onay verenin ismi de yer alacaktır.

SAP PPM’de her bir proje önerisi, portföy öğesi ile ifade edilir. Portföy öğesine PPM Project Management kullanılarak oluşturulan bir proje, iç sipariş, SAP PS projesi, MS Project ya da üçüncü parti  bir proje yönetim programı tayin edilebilir. Tayinin ardından artık proje önerisinin dönüştüğü proje de portföy öğesine, dolayısı ile portföye atanmış olur. Portföy öğesi ve proje arasında maliyet ve kapasite verileri çift taraflı olarak aktarılabilir.

Aşağıdaki veriler sistem tarafından portföy öğelerine tayin edilmiş projelerden otomatik olarak çekilerek belirlenebilmekte ya da manuel olarak giriş yapılabilmektedir.

• Plan Gelir (Toplam)
• Plan Gelir (YTD-Mali yıl başından bugüne)
• Fiili Gelir (Toplam)
• Fiili Gelir (YTD-Mali yıl başından bugüne)
• Plan Gider (Toplam)
• Plan Gider(YTD-Mali yıl başından bugüne)
• Fiili Gider (Toplam)
• Fiili Gider(YTD-Mali yıl başından bugüne)

Bu değerler kullanılarak;

• NPV (Net Present Value-Sermaye Değeri)
• ROI (Return on Investment-Yüzde Olarak Yatırım Getirisi)
• IRR (Internal rate of return-Yüzde olarak dahili faiz oranı)
• ECV (Expected Commercial Value-Beklenen Ekonomik Değer)

değerleri hesaplanabilmekte ve ayrıntılı bir analiz yürütülebilmektedir.

PPM 6.0 ile artık HANA sistemine entegre oldu ve Fiori görünümüne kavuştu. Bu şekilde, projelere dağıtılan ve çok sayıda görevi yerine getiren son kullanıcılar için görev işleme hızlandı, büyük projeleri işlemede hızlanma sağlandı.

Projelerin öneminin günden güne arttığı günümüzde, SAP HANA desteği ile birlikte PPM’in daha etkin kullanılması bekleniyor.

Detaylı bilgi için bizimle [email protected] adresinden iletişime geçebilirsiniz.