SAP Concur | Bulut tabanlı gider ve seyahat yönetimi

Concur, dünyanın en çok kullanıcısı olan bulut tabanlı gider ve seyahat yönetim araçları uygulamasıdır. Web’de, akıllı telefonlarda veya bir tablette bulut tabanlı çözümler ile her boyutta ve sektördeki kurumlara harcamalarında şeffaflık sağlayarak çok fazla efor gerektirmeden seyahat yönetimine yardımcı olmaktadır.

Kurumsal yazılım alanında dünya lideri şirketlerden birisi olan SAP, seyahat endüstrisinin lider ve yenilikçi şirketlerinden biri olarak gösterilen Concur Technologies’i 2014 yılında 8.3 milyar dolara satın almıştır. Böylece SAP, kendi kullanıcılarına Concur Technologies araçlarından faydalanma imkânı sunmuştur.

Concur’u öne çıkaran en önemli özelliği kurumların seyahat masraflarını etkili bir şekilde yönetebilesinin ötesinde, ekosisteminde binlerce iş ortağı barındırmasıdır. Concur sistemde halihazırda bulunmakta olan binlerce şirket ve marka ile daha önceden yapılmış olan konaklama, seyahat, yeme ve içme giderleri ile seyahat planlamaları yapılabilmektedir.

Concur bünyesinde barındırdığı Booking.com, Avis, Airbnb for Work, American Express, Britishairways, Marriot International, Sixt ve Travel Management Consulting gibi köklü ve büyük pek çok iş ortağı sayesinde seyahat planlamaları yapılırken en uygun seçeneklerin değerlendirilmesine imkan tanımaktadır.

SAP Concur iş ortakları listesi için: https://www.concur.com/en-us/partners/search

Ekosistemde bulunan bu iş ortaklığı sayesinde yapılan her türlü harcama belgesi elektronik ortamda saklanmakta ve SAP ERP sistemine otomatik olarak aktarılabilmektedir. Böylece anlaşmalı kurumlarda yapılacak olan herhangi bir harcama için çalışanın ekstra bir efor göstererek tekrar masraf girmesine gerek kalmayacaktır. Masraf girişi uygulaması çalışana bırakılmayacağı için masrafların zamanında girilmemesi, buna bağlı olarak zamanında yatmaması ya da yanlış masraf girişi yapılması gibi durumların önüne geçilmiş olacaktır. Yolculuk masrafları, seyahat eden kişi henüz evine dönemeden, e-faturalar ve kredi kartı harcamaları aracılığı ile pratikte tamamlanmış olur. Böylece SAP Concur ile seyahatin tamamlanmasından önce, seyahat sırasında ve sonrasında kuruluşların harcamaları görünürlük kazanacaktır. Dolayısı ile seyahat programının açılmasından itibaren gider raporları kendi kendini yazacaktır. Aynı yöntem ile zahmetsiz bir şekilde faturaların sisteme işlenmesi de gerçekleştirilecektir.

25’ten fazla standart rapor ile seyahat harcamaları hakkına ayrıntılı bilgi edinilebilir, performans göstergeleri (KPI’ları) belirlenerek trendler ve karşılaştırmalar izlenebilir. Seyahat planına göre değişiklikler uyarlanabilir. Bu değişiklikler kabul edilebilir ya da reddedilebilir.

Mobil uygulamalar aracılığı ile fotoğraf yükleyerek masraf girişi otomatik olarak gerçekleştirilebilir. Bunun için bir faturanın mobil uygulama içerisinde fotoğrafı çekilebilir ya da  önceden fotoğrafı çekilmiş bir fatura kullanılabilir. Bu masrafın kategorisini raporlayabilmek için henüz fotoğrafı yükleme aşamasında kategorisini seçmek yeterlidir.

App Center listesi için: https://www.concur.com/app-center

Böylece iş için seyahat eden çalışanın uber kullanımından kaynaklı masrafı, SAP Concur ve App Center entegrasyonu kapsamında yaratılan otomatik makbuzlar üzerinden oluşur. Çalışan telefonu üzerinden Concur uygulamasına girdiğinde ulaşım masrafının otomatik olarak eklenmiş olduğunu görecektir.

Çalışan seyahat halindeyken yemeğe çıkması durumunda oluşan masrafların fişlerini artık cüzdanında taşımak zorunda değildir. Fişin fotoğrafını çekip app’e yüklüyor olması masraf girişini tamamlaması için yeterlidir.

Çalışan iş seyahatinden döndükten sonra taksi, yemek ve otel masraflarının çoktan Concur expense raporunda var olduğunu görecektir. Expense raporunun içerisinde yeni fotoğraf yükleyerek masraf girişi yapılabileceği gibi var olan bir masraf içerisine giderin kimler için yapıldığı gibi daha ayrıntılı  açıklama girişi yapılabilecektir. Kişi bilgisi sistemde daha önce tanımlanmış olacağından kişinin isminin girilmesi ile birlikte o kişiye ait bilgiler otomatik olarak dolacaktır. Submit işleminin ardından artık yöneticinin mobile app’ine düşecek olan masraflar onaylanır. Yönetici onaylamasının ardından çalışanın mobile app’ine düşen bildirimde masrafının onaylandığı ve hangi tarihte geri ödemesinin yapılacağı bilgisi bulunmaktadır.

sap-concur
sap-concur

Concur kullanıcısı için sistemde tanımlanacak olan profil ile kullanıcıya ait mail adresi, kredi kartı numarası, iletişim numarası, vize durumu ve pasaport bilgiler yönetilebilmektedir. Kullanıcı yeni bir seyahat planı oluştururken radio button aracılığı ile seyahat sırasında ne tür planlamaların yapılması gerektiği seçilebilmekte ve giderlerin hangi karttan karşılanabileceği bilgisini default olarak belirleyebilmektedir.

SAP Concur ile seyahat planlarına bütçe tanımlaması yapılabilir böylece planlanan bütçe ile gerçekleşen giderlerin karşılaştırılması yapılabilir. Bütçe aşılması durumunda yeni bir seyahat planlaması engellenebilir ya da ek bütçe tanımlaması yapılabilir. Daha sonra yapılacak olan karşılaştırma  ile bütçe aşımına neden olan kaynaklar raporlanabilir.

SAP Concur bünyesinde oluşturulan giderler birden fazla çalışan ya da departmana ait ise masraf girişinde kişi ve departmanlara paylaştırılabilir.  Bütçe ve gider takibi açısından tam bir kontrol sağlayarak sonrasında gider ayrıştırması için harcanacak eforun önüne geçilebilir.

Concur bulut tabanlı bir program olduğu için bakım ve kurulumu için ekstra bir maliyet gerektirmemektedir.

 

SAP Concur yazı dizimiz haftaya devam edecek…

 

Detaylı bilgi için bizimle iletisim@itelligence.com.tr adresinden iletişime geçebilirsiniz.

Benzer mesajlar

Daha fazla oku
SAP hybris Commerce, hybris-nedir, hybris, sap-hybris,sap-erp,itelligence
Daha fazla oku
Daha fazla oku
Daha fazla oku
Daha fazla oku
Daha fazla oku

İletişim
İletişim

Sorularınız için bize ulaşabilirsiniz.