Herbapol Wrocław

Firma specjalizuje się w produkcji wyrobów farmaceutycznych na bazie surowców zielarskich. Jest największym producentem leków ziołowych w Polsce. Od ponad 50 lat wprowadza na rynek nowoczesne preparaty ziołowe, w których łączy osiągnięcia medycyny naturalnej oraz najnowocześniejsze technologie. Wysoką jakość leków zapewnia pozyskiwanie surowców z terenów ekologicznie czystych i spełniających wysokie normy zawartości składników czynnych. Każdy etap produkcji poddawany jest rygorystycznej kontroli według szczegółowo opracowanych procedur, w nowocześnie wyposażonych laboratoriach.

• http://herbapol.pl/
• Branża farmaceutyczna
• Przykładowe produkty: Raphacholin C, Venescin, Hemorol, Cardiol C, Radirex
• Zatrudnienie: około 600 osób
• Przychody: około 96 mln zł w 2009 r.
• Centrala: Wrocław
• Oddziały: Wrocław, Legnica, Nysa, Stanowice

Herbapol Wrocław SA to największy i najdłużej działający polski producent leków ziołowych. Od 1945 r. w tej firmie powstało wiele udanych receptur. Raphacholin, czy Nervosol są znane nie tylko w Polsce, ale także np.: w Gruzji, Bułgarii, USA, czy Australii. Pozycję firmy potwierdzają liczne nagrody m.in.: “Ziołowe Oskary”, “Złoty Lek”. Wraz ze wzrostem asortymentu Herbapolu powstawały nowe fabryki i oddziały, zmienił się także właściciel.

Pod koniec 1993 roku przedsiębiorstwo przekształciło się z zakładu państwowego w pracowniczą spółkę akcyjną. Obecna struktura Herbapolu to pięć zakładów – dwa we Wrocławiu oraz oddalone o kilkadziesiąt kilometrów oddziały w: Legnicy, Nysie i Stanowicach. Dwa ostatnie nie są fabrykami, zajmują się kontraktacją i skupem surowców oraz ich sortowaniem i suszeniem.

Herbapol Wrocław jest dużą firmą zatrudniającą około 600 osób. Na wolnym rynku przedsiębiorstwo, które zaopatruje większość kraju w ziołowe leki, a nawet eksportuje swoje produkty, miałoby utrudnione działanie bez wsparcia systemów informatycznych. Dlatego w firmie już kilkanaście lat temu pojawiły się aplikacje biznesowe, wspierające przede wszystkim obszary: finansów i księgowości, sprzedaży, obsługi zamówień, kontraktacji i HR. Jednak były to programy tworzone na zamówienie. Wadą takich rozwiązań jest brak integracji z resztą aplikacji obsługujących firmę, brak spójności technologicznej, a także duże ryzyko wynikające z uzależnienia od usługodawcy.

Nowa jakość

Tego typu aplikacje w ograniczonym stopniu umożliwiały zarządzanie firmą. Aby zwiększyć konkurencyjność organizacji zarząd Herbapolu podjął decyzję o wdrożeniu nowego, zintegrowanego systemu. “Na początku 2010 r. zapadła decyzja o wdrożeniu systemu zintegrowanego, zdolnego obsłużyć specyficzne procesy branży farmaceutycznej. Czuliśmy, że to duże wyzwanie dla firmy i przełomowa sytuacja. Postanowiliśmy przecież zmienić firmę funkcjonującą od kilkudziesięciu lat według dobrze znanego pracownikom schematu“, – informuje Edyta Sapijaszko, odpowiedzialna za projekt wdrożenia SAP w Herbapolu Wrocław. Produkcja farmaceutyków jest obwarowana licznymi przepisami.

Należy rygorystycznie przestrzegać wielu norm i receptur, gdyż każda omyłka może mieć wpływ na zdrowie ludzi. Dlatego każdy etap produkcji jest poddawany rygorystycznej kontroli według szczegółowo opracowanych procedur. Z powodu dużego skomplikowania procesów, podczas wyboru oprogramowania, władze spółki zdecydowały się skorzystać ze wsparcia firmy doradczej.

“Zależało nam na skrupulatnym przygotowaniu i uściśleniu umów oraz na przewidywalności kosztów. Firma konsultingowa pomogła nam precyzyjnie rozpisać wymagania i przygotować szczegółową specyfikację zamówienia“, – wspomina Edyta Sapijaszko.

Nieprzeciętny standard

W Herbapolu podczas wyboru oprogramowania przyjęto kilka podstawowych zasad. Przede wszystkim wdrożony miał być system, który sprawdza się w branży np. używają go partnerzy handlowi, czy nawet konkurenci. System, który zapewni standaryzację procesów. Drugim warunkiem była jak najszersza funkcjonalność podstawowej wersji oprogramowania. Założono, że im mniej modyfikacji względem standardu, tym tańszy i krótszy będzie proces walidacji oprogramowania pod kątem zgodności z normami dla farmaceutyki. “Ze względu na koszty poszukiwaliśmy systemu, który jak najwięcej naszych potrzeb zrealizuje w standardzie. Obawialiśmy się konieczności przeprowadzenia poważnych zmian w standardowej wersji aplikacji. Kolejnym kryterium był koszt niezbędnych modyfikacji. Szukaliśmy aplikacji, która wymaga najmniej kosztownych zmian. Ostatecznie wybór padł na system SAP ERP. To rozwiązanie okazało się najbardziej elastyczne i najlepiej dopasowane do specyfiki naszej działalności“, – twierdzi Edyta Sapijaszko.

Realizację projektu wdrożeniowego powierzono konsultantom firmy NTT DATA Business Solutions. “Ta oferta była najlepiej przygotowana, szczegółowo odpowiadała na większość naszych zapytań i zapewniała realizację naszych założeń“, – przekonuje Edyta Sapijaszko.

Porządny obraz

Podstawowymi korzyściami zaobserwowanymi po wdrożeniu SAP są konsolidacja wszelkich informacji, natychmiastowy wgląd on-line do danych finansowych i… porządek. Ważna korzyść to nadzór nad procesami finansowymi. Księgowości wystarcza przysłowiowych kilka kliknięć, aby poznać historię rozliczeń z klientem. Nie mniej ważna jest wydajniejsza kontrola kosztów wytworzenia leków. Przede wszystkim znane są rzeczywiste wydatki, nakłady i zyski związane z produkcją. Możliwe stało się precyzyjne planowanie produkcji oraz efektywne zapełnienie magazynów. Zamawiane są składniki potrzebne do produkcji konkretnego leku. Magazyny nie zostaną wypełnione ziołami, zbędnymi do bieżącej produkcji. Dzięki zintegrowanemu systemowi możliwe stanie się dokładne rozliczanie dostawców.

W przypadku firmy skupującej zioła to bardzo duża grupa. Często są to rolnicy dostarczający jeden gatunek roślin. “Mówiąc w największym uproszczeniu, dzięki SAP wiemy ile czego mamy“, – zauważa Edyta Sapijaszko. Szansa na rozwój Prace wdrożeniowe rozpoczęto w sierpniu 2010. SAP ERP wspiera w Herbapolu Wrocław kluczowe obszary działalności: sprzedaży, dystrybucji, rachunkowości, kontrolingu, gospodarki materiałowej i remontowej, zarządzania jakością oraz planowania i sterowania produkcją. Z systemu na co dzień korzysta około 150 użytkowników.

Wdrożenie SAP ERP

“Muszę przyznać, że przygotowanie wdrożenia w Herbapolu zrobiło na mnie ogromne wrażenie. To jeden z najlepiej przygotowanych procesów, z którymi się zetknąłem. Prace rozpoczęliśmy od kluczowego obszaru – skonsolidowania produkcji z kosztami. Następnie zajmowaliśmy się pozostałymi obszarami“, – informuje Krzysztof Witczak, dyrektor sprzedaży NTT DATA Business Solutions. Wraz z pracami wdrożeniowymi rozpoczęły się spotkania z pracownikami. Herbapol jest spółką, której akcje należą do pracowników. To oni przede wszystkim musieli zrozumieć, zaakceptować i poprzeć wdrożenie. Nie było to łatwe. W organizacji o kilkudziesięcioletniej historii zatrudnieni są ludzie w każdym wieku, z różną znajomością nowoczesnych technologii.

Zarządowi zależało na pokazaniu im korzyści wynikających z wdrożenia aplikacji SAP ERP. Dlatego podczas szeregu spotkań omawiano dlaczego Herbapol potrzebuje takiego rozwiązania, w jaki sposób system będzie działał, jakie ułatwienia wniesie do codziennych zadań, jakie korzyści biznesowe pomoże osiągnąć. W efekcie pracownicy dostrzegli praktyczne zalety nowego systemu, wynikające przede wszystkim z wyeliminowania wielu czasochłonnych i powtarzalnych zadań dotychczas wykonywanych ręcznie. “Wdrożenie SAP było zmierzeniem się z koniecznością zmian we wszystkich aspektach prowadzonej działalności. System dał możliwość prowadzenie bardzo dokładnej analityki we wszystkich obszarach firmy, a to pozwala na szybkie reagowanie na sytuacje rynkowe“, – zauważa Krzysztof Witczak.

Planujesz projekt IT? Napisz do nas.